Obowiązujące obecnie Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej ma 12 lat. 1 stycznia 2019 r. zostanie zastąpione przez nowy akt, który dostosuje teczki pracowników do RODO i ustawy wprowadzającej nowy okres przechowywania dokumentacji oraz jej elektronizację.

Po zmianach, akta osobowe pracownika mają się składać z 4 części. Dotychczasowa część C zostanie przeniesiona do części D, natomiast w nowej części C gromadzone będą dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.

To, co może budzić zastrzeżenia, to fakt, że w projekcie rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej jest zapisany bezwzględny obowiązek oddawania pracownikowi każdego dokumentu, który został elektronicznie odwzorowany oraz szeroki zakres dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, którą pracodawca będzie zobowiązany przechowywać.

Od 1 stycznia 2019 roku przepisy umożliwią pracodawcom prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej. Jednak część dokumentów będzie wciąż wytwarzana w postaci papierowej (np. kopie dyplomów), a później dopiero skanowana i wprowadzana do akt elektronicznych.

Nowe rozporządzenie zobowiązuje np. pracodawcę do przechowywania kopii rozkładu czasu pracy z potwierdzeniem otrzymania rozkładu przez pracownika, podczas gdy Kodeks pracy nie przewiduje obowiązku potwierdzania otrzymania rozkładu i nie tworzy podstaw dla obowiązku przechowywania rozkładu czasu pracy.

Z nowych przepisów nie wynika jednoznacznie czy dokumentacja związana ze stosunkiem pracy, czyli m.in. ewidencja czasu pracy, ma być odrębna i znajdować się poza aktami pracowniczymi oraz czy ma być obowiązkowo prowadzona w wersji papierowej, czy też może być zapisana w wersji elektronicznej.

Datę wejścia w życie nowego rozporządzenia zaplanowano na 1 stycznia 2019 roku. Od tego dnia pracodawcy będą mieli 6 miesięcy na dostosowanie do nowych regulacji sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, którzy będą zatrudnieni w dniu 1 stycznia 2019 roku. Akta pracowników zatrudnionych później będą musiały być prowadzone już zgodnie z nowymi wymaganiami.

 

oprac. Urszula Milewska-Marzyńska