Ministerstwo Rozwoju przygotowało projekt założeń pozwalający przechowywać akta osobowe wyłącznie w formie elektronicznej, a nie jak dotychczasowo w formie papierowej.

Projektem ustawy wkrótce zajmie się rząd.

Projekt jest elementem tzw. pakietu 100 zmian dla firm. Wprowadzenie fakultatywnej możliwości prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej zdecydowanie ułatwi życie przedsiębiorcom.

Zgodnie z założeniem, wybór formy czy to elektronicznej czy tradycyjnej papierowej, będzie należał do pracodawcy. W większości firm cyfrowy obieg dokumentów i tak jest już stałą praktyką. Jednak ze względu na niejednoznaczne prawo, pracodawcy wolą się zabezpieczyć i stosują wersję zarówno papierową jak i elektroniczną. Planowana nowelizacja rozwiązałaby ten problem poprzez usankcjonowanie w prawie obecnie stosowanej praktyki.

Przygotowany projekt zakłada także zrezygnowanie z obowiązku 50-letniego przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jest on absurdalny i wiąże się z dużymi kosztami finansowymi oraz logistycznymi po stronie pracodawców. Tak wydłużony okres archiwizacji (pół wieku) jest ewenementem na skalę europejską. Ma on miejsce jedynie w Polsce. Przykładowo w Wielkiej Brytanii dokumenty kadrowo-płacowe przechowuje się 6 lat, w Niemczech i Finlandii – 10 lat, a w Danii – 5 lat.

Projekt zakłada skrócenie okresu przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika do 10 lat.

oprac. Urszula Milewska-Marzyńska